Führung im Ehrenamt: Wenn die eine Person fehlt, die alles weiß
Viele Einheiten hängen an wenigen erfahrenen Köpfen. Einsatzfähig ist aber nur, wer auch ohne diese Person weiß, was zu tun ist.
Von Jan Wulff
· 4 Min. Lesezeit
In fast jeder Einheit gibt es sie: die Person, die seit zwanzig Jahren dabei ist, jeden Veranstalter persönlich kennt und weiß, welches Fahrzeug bei Kälte schlecht anspringt. Führung im Ehrenamt lebt von solchen Menschen. Sie ist aber auch von ihnen abhängig, und das fällt meist erst auf, wenn diese Person im Urlaub ist, umzieht oder nach einem langen Engagement aufhört.
Was die Zahlen sagen
Der Deutsche Freiwilligensurvey 2024 liefert dazu zwei Beobachtungen. Die erste ist erfreulich: Während die Engagementquote insgesamt von 39,7 auf 36,7 Prozent gesunken ist, hat der Bereich Unfall- und Rettungsdienst, Freiwillige Feuerwehr, Bevölkerungs- und Katastrophenschutz gegen den Trend leicht zugelegt, von 2,7 auf 3,1 Prozent der Bevölkerung. Engagierte wenden hier zudem besonders viele Wochenstunden auf.
Die zweite Beobachtung betrifft die Führung. Über alle Engagementbereiche hinweg hat etwa ein Viertel der Engagierten eine Leitungs- oder Vorstandsfunktion, und diese Personen sind im Schnitt 12,6 Jahre aktiv. Der Anteil der über 64-Jährigen unter den Leitenden ist seit 1999 von 11 auf 24 Prozent gestiegen. Der Bericht vermutet vorsichtig, dass dies auf Schwierigkeiten hindeuten könnte, Jüngere für Leitungsämter zu gewinnen.
Eigene Zahlen nur für Hilfsorganisationen enthält der Survey an dieser Stelle nicht. Die Richtung dürfte vielen Verantwortlichen trotzdem bekannt vorkommen: Das Wissen sammelt sich bei wenigen, und diese wenigen werden älter.
Führungslehre regelt nicht alles
Die FwDV 100 und die vergleichbaren Regelungen im Katastrophenschutz sorgen dafür, dass Führung grundsätzlich übertragbar ist. Der Führungsvorgang mit Lagefeststellung, Planung und Befehlsgebung ist überall derselbe, und genau deshalb kann eine fremde Führungskraft in eine laufende Lage einsteigen.
Was eine Dienstvorschrift nicht regelt, ist das örtliche Wissen. Und das ist in der Praxis oft das, was fehlt:
| Art des Wissens | Beispiel | Wo es hingehört |
|---|---|---|
| Kontakte | Wer beim Veranstalter nachts wirklich erreichbar ist | Kontaktliste des Einsatzes, nicht das private Smartphone |
| Örtlichkeit | Welche Zufahrt am Markttag gesperrt ist | Lageplan und Einsatzvorlage |
| Absprachen | Was mit dem Ordnungsamt vereinbart wurde | Schriftlich am Einsatz, nicht nur als E-Mail in einem Postfach |
| Technik | Wo der Ersatzakku liegt, wie das Funkkonzept aussieht | Checkliste, die beim Fahrzeug bleibt |
| Erfahrung | Dass ab 22 Uhr am Festzelt die Einsätze zunehmen | Einsatzbericht mit zwei Sätzen zu dem, was auffiel |
| Zugänge | Wer Personal anlegen und Rechte vergeben darf | Mindestens zwei benannte Personen |
Die letzte Zeile wird am häufigsten unterschätzt. Wenn die einzige Person mit Administratorrechten ausfällt, steht eine Organisation vor einem Problem, das mit Einsatzführung nichts zu tun hat und trotzdem den nächsten Dienst gefährden kann.
Vier Schritte, die wenig kosten
Festhalten, solange es frisch ist. Niemand schreibt freiwillig ein Handbuch. Zwei Sätze direkt nach dem Dienst sind realistisch: Was war anders als erwartet, was sollte beim nächsten Mal jemand wissen?
In Vorlagen übernehmen. Der Sanitätsdienst auf dem Stadtfest kommt jedes Jahr wieder. Was im Vorjahr gelernt wurde, gehört in die Planung des nächsten Jahres, und zwar so, dass es nicht von der Erinnerung einer Einzelperson abhängt.
Mit anderen üben. Festgehaltenes Wissen ist erst nutzbar, wenn es jemand anders schon einmal angewendet hat. Lassen Sie die nächste Führungskraft einen ruhigen Dienst führen, und setzen Sie die erfahrene Kraft daneben. So wird aus einer Unterlage Können.
Vertretung benennen. Für jede Aufgabe, die heute an einer einzelnen Person hängt, sollte eine zweite benannt sein. Wer wenig Zeit hat, fängt mit den Zugängen und den Kontakten zum Veranstalter an.
Ein einfacher Test zeigt, wo Sie stehen: Stellen Sie sich vor, Ihre erfahrenste Führungskraft ist an einem Einsatzwochenende nicht erreichbar. Gehen Sie den nächsten geplanten Dienst gedanklich durch und schreiben Sie auf, an welcher Stelle jemand sie anrufen würde. Diese Liste ist Ihr Arbeitsauftrag.
Was Software dazu beitragen kann
Software ersetzt keine Erfahrung, und kein System weiß von allein, warum die Zufahrt am Markttag gesperrt ist. Sie kann aber verhindern, dass das Aufgeschriebene in persönlichen Ordnern liegt.
In leitstelle.live gibt es dafür versionierte Einsatzvorlagen für wiederkehrende Dienste, das Kopieren früherer Einsätze, Rollen und Rechte und ab dem Paket Basis einen Einsatzbericht, der die Einsatzstunden aus dem Einsatztagebuch übernimmt. So ist die Planung des letzten Jahres der Ausgangspunkt für das nächste, auch wenn eine andere Person sie übernimmt.
Die Erfahrung, die eine langjährige Führungskraft mitbringt, lässt sich so nicht vollständig übertragen. Darum geht es auch nicht. Es reicht, wenn ihr Fehlen niemanden mehr daran hindert, den nächsten Dienst sauber zu führen.
