Datenschutzerklärung

Stand: 03.11.2026 · Version 1.14

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Websites besuchen, eine Organisation bei leitstelle.live anlegen, einen Vertrag mit uns abschließen und verwalten, am Beta-Programm teilnehmen oder mit uns Kontakt aufnehmen.

1. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für:

• die Website leitstelle.live (einschließlich leitstelle.pro) mit Registrierung, Preisen, Angebotsanfrage, Enterprise-Anfrage, Kontaktformular, Kündigungsformular und Newsletter-Bestätigung,
• den Blog unter leitstelle.live/blog (Beiträge und RSS-Feed, ohne Kommentare; Statistik nur mit derselben Einwilligung wie auf der übrigen Website, Abschnitt 13),
• die Hilfe unter hilfe.leitstelle.live (Anleitungen, Suche, Systemstatus und das Anfrageformular ohne Anmeldung),
• die Beta-Seite und das Beta-Portal unter beta.leitstelle.live (Informationen zum Beta-Programm, Beta-Bewerbung, Downloads, Testerkonto, Feedback, News),
• den Bereich Vertrag und Abrechnung im Portal (portal.leitstelle.live), also Paket, Zusatzmodule, Zahlungsmittel, Rechnungen, Kündigung und Newsletter-Einstellung Ihrer Organisation,
• Anfragen an uns per E-Mail, Telefon oder über den Support (Support-Anfragen aus Portal, Apps, Hilfe und Website sowie das Ideen-Board im Portal).

Für die Daten, die Organisationen in den Anwendungen von leitstelle.live verarbeiten (Leitstelle, Portal, Einsatz-App, Alarmmonitor, Hilfe, Anmeldung), gelten die gesonderten Datenschutzhinweise für die Apps unter https://leitstelle.live/datenschutz-apps. Dort ist in der Regel die jeweilige Organisation Verantwortliche und wir sind ihr Auftragsverarbeiter.

2. Verantwortlicher

Jan Wulff, handelnd unter „Wulffapps“
Alte Str. 5e
50769 Köln
Deutschland

Telefon: +49 155 671 26031
E-Mail: jan@wulffapps.de

3. Kontakt für Datenschutzfragen

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter datenschutz@leitstelle.live oder unter der oben genannten Postanschrift.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt.

4. Bereitstellung der Websites und Server-Logdateien

Hosting. Unsere Websites, das Beta-Portal und unsere Anwendungen laufen auf einem Server der one.com Group AB, Kalvebod Brygge 24, 1560 Kopenhagen V, Dänemark, in einem Rechenzentrum in den Niederlanden (EU). Unser eigener Mailserver läuft auf Servern der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, in Deutschland. Beide verarbeiten die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Verarbeitete Daten. Bei jedem Aufruf übermittelt Ihr Browser technisch bedingt Daten an unseren Server. Unser Webserver protokolliert dabei:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Adresse (URL) und HTTP-Methode,
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge,
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite), soweit übermittelt,
• Browser-Kennung (User-Agent) mit Browser und Betriebssystem.

Zweck. Auslieferung der Inhalte, Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit, Erkennung und Abwehr von Angriffen und Missbrauch (zum Beispiel automatisierte Massenanfragen), Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb unserer Websites.

Speicherdauer. Webserver-Logdateien werden nach acht Wochen automatisch gelöscht. Anwendungsprotokolle des Servers werden nach 14 Tagen gelöscht. Einträge, die zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden, bewahren wir bis zum Abschluss der Aufklärung auf.

Zugriffsbegrenzung. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir, wie oft Formulare von derselben IP-Adresse aus abgeschickt werden können. Dafür wird die IP-Adresse kurzfristig im Arbeitsspeicher bzw. als gehashter Schlüssel gespeichert und nach Ablauf des jeweiligen Zeitfensters (höchstens eine Stunde) verworfen.

Verschlüsselung. Alle Verbindungen zu unseren Websites und Anwendungen sind per TLS verschlüsselt.

5. Cookies und Zugriff auf Ihr Endgerät

Wir speichern Informationen auf Ihrem Endgerät oder lesen sie dort aus, soweit dies für die von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz, TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Alle übrigen Speicher- und Lesevorgänge erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG).

Website leitstelle.live. Beim bloßen Besuch setzt die Website keine Cookies. Google Analytics wird nur nach Ihrer Einwilligung geladen (Abschnitt 13).

Einwilligung für Google Analytics (Website, Hilfe und öffentliche Beta-Seite).

Beta-Portal (beta.leitstelle.live/portal).

Portal und Anmeldung (sso.leitstelle.live). Für die Anmeldung im Portal setzen wir ein Sitzungs-Cookie und ein Schutz-Cookie gegen Formularfälschung. Nutzen Sie einen Passkey, speichert Ihr Gerät bzw. Ihr Passwort-Manager den privaten Schlüssel; wir erhalten nur den öffentlichen Schlüssel. Einzelheiten stehen in den Datenschutzhinweisen für die Apps.

Ihre Einwilligung für Google Analytics können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich von Website, Hilfe und Beta-Seite widerrufen.

6. Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten (Inter, Poppins) werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftanbietern hergestellt.

7. Schutz der Formulare mit Cloudflare Turnstile

Auf Seiten mit Formular (Organisation anlegen, Enterprise-Anfrage, Kontaktformular, Angebot anfordern, Kündigung) sowie beim Anfrageformular der Hilfe ohne Anmeldung (hilfe.leitstelle.live/anfrage) setzen wir den Dienst Turnstile der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, ein. Turnstile prüft, ob ein Formular von einem Menschen oder von einem automatisierten Programm abgeschickt wird, ohne dass Sie Bilderrätsel lösen müssen.

Verarbeitete Daten. Beim Laden der Seite wird ein Skript von challenges.cloudflare.com nachgeladen. Dabei werden Ihre IP-Adresse sowie technische Merkmale Ihres Browsers und Geräts (zum Beispiel Browsertyp, Spracheinstellung, Bildschirmeigenschaften, Verhaltenssignale bei der Prüfung) an Cloudflare übermittelt. Beim Absenden schickt unser Server das Prüfergebnis und Ihre IP-Adresse zur Bestätigung an Cloudflare.

Zweck und Rechtsgrundlage. Schutz unserer Formulare vor Spam und Missbrauch, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät ist für die von Ihnen gewünschte Übermittlung des Formulars unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Empfänger und Drittland. Cloudflare verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Eine Übermittlung in die USA ist möglich. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); zusätzlich sind EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

Speicherdauer. Wir speichern das Prüfergebnis nicht. Zur Speicherung bei Cloudflare siehe deren Datenschutzhinweise.

Unsichtbares Prüffeld. Kontaktformular, Enterprise-Anfrage und das Anfrageformular der Hilfe enthalten zusätzlich ein Feld, das für Menschen nicht sichtbar ist und nur von automatisierten Programmen ausgefüllt wird. Ist es ausgefüllt, legen wir keine Anfrage an. Dabei werden keine weiteren Daten verarbeitet.

8. Organisation anlegen (Registrierung)

Verarbeitete Daten. Art des Kunden (Organisation oder Privatperson), Name der Organisation bzw. des Arbeitsbereichs, Art der Organisation (freiwillig), Name der Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Passwort (gespeichert nur als Hash), gewähltes Paket und Abrechnungsintervall, gegebenenfalls Bezug zu einem angenommenen Angebot, die Versionen der akzeptierten AGB, des Auftragsverarbeitungsvertrags und dieser Datenschutzerklärung mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung.

Ablauf. Nach dem Absenden senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Er ist 48 Stunden gültig. Erst nach der Bestätigung ist die Organisation nutzbar.

Zwecke und Rechtsgrundlagen.

• Anlegen der Organisation und des ersten Administratorkontos, Durchführung des Vertrags: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Handeln Sie für eine Organisation, verarbeiten wir Ihre Daten als deren Ansprechperson auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Vertragsdurchführung mit der Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Nachweis, welche Vertragsbedingungen wann akzeptiert wurden (Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser-Kennung): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 DSGVO) und lit. f DSGVO (Beweissicherung).
• Interne Auswertung, wie viele Registrierungen begonnen und bestätigt werden (Registrierungsverlauf mit E-Mail-Adresse und Zeitpunkt): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, den Registrierungsablauf zu verbessern.

Speicherdauer. Für die Dauer des Vertrags. Nach Vertragsende siehe Abschnitt 10. Nachweise über akzeptierte Vertragsbedingungen bewahren wir bis zum Ablauf der Verjährungsfrist von drei Jahren nach Vertragsende auf. Nicht bestätigte Registrierungen löschen wir 30 Tage nach Ablauf des Bestätigungslinks.

9. Newsletter

Bei der Registrierung können Sie freiwillig den Newsletter von leitstelle.live bestellen. Er informiert über neue Funktionen, Änderungen und Angebote.

Double-Opt-in. Nach der Bestellung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen anklicken, ist die Anmeldung wirksam. Wir speichern E-Mail-Adresse, Status, Herkunft der Anmeldung (Registrierung), Bezug zu Ihrer Organisation, Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung.

Rechtsgrundlage. Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Die Protokollierung der Anmeldung dient dem Nachweis der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Abmeldung. Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen, über den Abmeldelink in jeder Ausgabe, im Portal unter den Einstellungen Ihrer Organisation oder per E-Mail an datenschutz@leitstelle.live.

Versand. Der Versand erfolgt über unseren eigenen Mailserver auf Servern der IONOS SE in Deutschland (Abschnitt 4). Einen externen Newsletter- oder E-Mail-Dienstleister setzen wir nicht ein. Wir werten nicht aus, ob oder wann Newsletter geöffnet oder Links angeklickt werden.

Speicherdauer. Bis zur Abmeldung. Danach speichern wir die E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt der Abmeldung bis zu drei Jahre, um nachweisen zu können, dass die Einwilligung vorlag und widerrufen wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Kundenkonto, Vertrag und Abrechnung im Portal

Für die Vertragsbeziehung mit Ihrer Organisation sind wir Verantwortlicher. Das betrifft den Bereich Vertrag und Abrechnung im Portal.

Verarbeitete Daten. Vertragspartner (Name der Organisation oder bei Privatpersonen Ihr Name), Kundentyp, Kundennummer, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse für Rechnungen, bei öffentlichen Auftraggebern Leitweg-ID und Bestellnummer, Angaben zur Gemeinnützigkeit (für Rabatte), gebuchtes Paket, Zusatzmodule, Laufzeit, Vertragshistorie, Kündigungen, Rechnungen und Gutschriften, Zahlungsstatus, Zahlungsmittel in gekürzter Form (zum Beispiel die letzten Stellen einer IBAN), Prepaid-Guthaben, für die Abrechnung erforderliche Nutzungsmengen (zum Beispiel Anzahl der Nutzer, Geräte, versendeten SMS und Anrufminuten, belegter Speicher), Namen und E-Mail-Adressen der Administratoren, die den Vertrag verwalten, sowie die Kommunikation zum Vertrag.

Die Inhalte, die Ihre Organisation in den Anwendungen verarbeitet (Einsätze, Personal, Patienten, Nachrichten), sind nicht Teil dieser Verarbeitung. Für sie sind wir Auftragsverarbeiter.

Zwecke. Vertragsdurchführung, Freischaltung von Paketen und Zusatzmodulen, Abrechnung, Rechnungsstellung (auch als XRechnung), Zahlungseingang, Zahlungserinnerungen, Mitteilungen zum Vertrag (zum Beispiel Preisänderungen, Wartungsankündigungen, Hinweise vor Ablauf einer Testphase), Kündigungen.

Rechtsgrundlagen. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Für die Daten der Administratoren und Ansprechpersonen einer Organisation Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchführung des Vertrags mit der Organisation). Für die Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz.

Inaktive Free-Organisationen. Wird eine Organisation im kostenlosen Paket zwölf Monate lang nicht genutzt (keine Anmeldung), kündigen wir die Löschung per E-Mail an und löschen die Organisation 30 Tage später, sofern sie bis dahin nicht wieder genutzt wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenminimierung, Begrenzung des Betriebsaufwands).

Speicherdauer. Vertragsdaten speichern wir für die Dauer des Vertrags. Nach Vertragsende kann Ihre Organisation ihre Daten innerhalb von 30 Tagen exportieren; danach wird die Organisation gelöscht. Rechnungen, Gutschriften und Buchungsbelege bewahren wir zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG); sie bleiben auch nach Löschung der Organisation erhalten. Übrige Vertragskorrespondenz löschen wir nach Ablauf der handelsrechtlichen Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (§ 257 HGB), soweit sie Handelsbriefe ist, sonst nach Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist.

11. Zahlungsabwicklung

Online-Zahlungen (zum Beispiel SEPA-Lastschrift, Kreditkarte, PayPal) wickelt die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ab. Wir übermitteln an Mollie Name, E-Mail-Adresse, Betrag, Verwendungszweck und Rechnungsnummer. Ihre Konto- oder Kartendaten geben Sie direkt bei Mollie ein; wir erhalten nur einen gekürzten Hinweis auf das Zahlungsmittel und den Zahlungsstatus. Wählen Sie PayPal, ist zusätzlich die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburg, beteiligt.

Mollie und PayPal verarbeiten die Daten als eigene Verantwortliche, unter anderem zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Geldwäscheprävention, Betrugsabwehr). Es gelten deren Datenschutzhinweise: https://www.mollie.com/de/privacy und https://www.paypal.com/de/legalhub/privacy-full.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Organisationen als Vertragspartner Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bei Zahlung auf Rechnung (nur für Organisationen) erfolgt keine Übermittlung an Zahlungsdienstleister.

12. Angebotsanfrage, Enterprise-Anfrage und Kündigung

Angebot anfordern. Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Anschrift, gegebenenfalls Leitweg-ID und Bestellnummer sowie die gewünschten Leistungen. Wir erstellen daraus ein Angebot mit persönlichem Link und senden es Ihnen per E-Mail. Nehmen Sie das Angebot an, übernehmen wir die Angaben in die Registrierung.

Enterprise-Anfrage. Name der Organisation, Name der Ansprechperson (freiwillig), E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht sowie die Browser-Kennung. Wir legen die Anfrage als Support-Anfrage an und bearbeiten sie dort (Abschnitt 15). Sie erhalten per E-Mail eine Eingangsbestätigung mit der Nummer Ihrer Anfrage, ohne Kopie Ihrer Nachricht. Den Eingang der Anfrage (E-Mail-Adresse, Organisation, Nummer der Anfrage) erfassen wir außerdem in der internen Auswertung des Registrierungsverlaufs (Abschnitt 8).

Kündigung über das Kündigungsformular. Name, E-Mail-Adresse, Organisation und Kundennummer (freiwillig), gewünschter Zeitpunkt, Grund (freiwillig), Anmerkung (freiwillig) sowie IP-Adresse und Zeitpunkt des Eingangs. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail.

Rechtsgrundlagen. Vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für Ansprechpersonen von Organisationen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Bestätigung und der Nachweis einer Kündigung erfolgen auch zur Erfüllung von § 312k BGB (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Speicherdauer. Angebote, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Enterprise-Anfragen löschen wir nach den Fristen für Support-Anfragen (Abschnitt 15), solange sie keiner Organisation zugeordnet sind, also zwölf Monate nach dem Schließen der Anfrage. Angebote, aus denen ein Vertrag entsteht, und Kündigungen bewahren wir wie Vertragsunterlagen auf (Abschnitt 10).

13. Google Analytics (Website, Hilfe und Beta-Seite, nur mit Einwilligung)

Auf der Website (leitstelle.live einschließlich des Blogs unter /blog, und leitstelle.pro), auf der Hilfe (hilfe.leitstelle.live) und auf der öffentlichen Beta-Seite (beta.leitstelle.live) nutzen wir, nur wenn Sie im Banner zustimmen, Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Im Beta-Portal und in den Anwendungen (Leitstelle, Portal, Einsatz-App, Alarmmonitor, Anmeldung, Konsole) setzen wir Google Analytics nicht ein.

Funktionsweise. Vor Ihrer Entscheidung wird kein Analyse-Skript geladen. Nach Ihrer Zustimmung lädt Ihr Browser das Skript von googletagmanager.com, setzt Cookies und übermittelt Angaben zur Nutzung (aufgerufene Seiten ohne Abfrageparameter, Verweildauer, ungefährer Standort auf Basis der IP-Adresse, Gerät, Browser, Bildschirmauflösung, Herkunft des Besuchs) an Google. Suchbegriffe, Formulareingaben, Angebots-Links und Kontodaten werden nicht übermittelt. Google Analytics 4 speichert keine vollständigen IP-Adressen. Werbefunktionen, Google-Signale und die Weitergabe an Google-Werbedienste sind deaktiviert.

Geltung der Entscheidung. Ihre Auswahl auf leitstelle.live, hilfe.leitstelle.live oder beta.leitstelle.live gilt für diese drei Adressen. leitstelle.pro fragt gesondert, weil es eine eigene Domain ist.

Zweck. Statistische Auswertung, um Website, Hilfe und Beta-Seite zu verbessern.

Rechtsgrundlage. Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich widerrufen.

Empfänger und Drittland. Google verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitungsbedingungen von Google). Eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich gelten EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer. Ereignisdaten werden nach Ablauf der in Google Analytics eingestellten Aufbewahrungsdauer automatisch gelöscht. Cookies laufen nach spätestens zwei Jahren ab.

14. Beta-Programm

Bewerbung. Mit dem Bewerbungsformular verarbeiten wir Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Telefon und Mobilnummer (freiwillig), Organisation, Rolle, Ihre Angaben zur Motivation, Zeitpunkt und IP-Adresse. Wir legen damit ein vorläufiges Testerkonto an, das erst nach unserer Freigabe nutzbar ist. Über neue Bewerbungen werden wir per E-Mail und über den Dienst Slack benachrichtigt. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle sowie Telefon- und Mobilnummer an Slack übermittelt.

Testerkonto und Beta-Portal. Für angenommene Tester speichern wir das Konto (Kontaktdaten, Passwort-Hash, Anmeldezeitpunkte, zuletzt aktiv, Benachrichtigungseinstellungen), den zugeordneten Demo-Mandanten, Fortschritt der Test-Checkliste, Feedback-Einträge mit Kommentaren und optionalen Anhängen (zum Beispiel Bildschirmfotos) sowie die beim Absenden mitgeschickten technischen Angaben (Browser-Kennung, Fenstergröße, Adresse der Seite). Für die Anmeldung an den Testumgebungen legen wir für Tester ein Konto in der zentralen Anmeldung von leitstelle.live an. Feedback-Einträge, Kommentare, Stimmen und Anhänge speichern wir im Support-System der Plattform; das Beta-Portal zeigt sie von dort an. Für Anhänge gelten die Prüfung auf Schadsoftware und die Speicherfristen nach Abschnitt 15.

E-Mails. Wir informieren Tester per E-Mail über Freigabe, Zugangsdaten, Antworten und Statusänderungen zu ihrem Feedback sowie über Neuigkeiten aus dem Beta-Programm. Benachrichtigungen zu Feedback können im Beta-Portal abgestellt werden.

Google Play. Beziehen Sie die regulären Android-Apps über Google Play, verarbeitet Google Ihre Daten als eigener Verantwortlicher; wir erhalten keine Liste der Google-Konten. Die Beta-Apps beziehen Tester als APK-Datei aus dem Beta-Portal; ein Beitritt zu einem Test in Google Play findet dafür nicht statt.

Slack. Anbieter ist Slack Technologies (Unternehmen der Salesforce-Gruppe). Slack verarbeitet die Nachrichten in unserem Auftrag. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; sie stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln. Benachrichtigungen in Slack werden nach Ablauf der für unseren Slack-Arbeitsbereich eingestellten Aufbewahrungsdauer gelöscht.

Rechtsgrundlagen. Durchführung der Beta-Teilnahme nach den Beta-Teilnahmebedingungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Ansprechpersonen von Organisationen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die IP-Adresse speichern wir zur Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

WhatsApp-Gruppe. Für kurze Fragen unter den Teilnehmenden bieten wir eine WhatsApp-Gruppe an. Der Beitritt ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Teilnahme. In der Gruppe sind Ihre Telefonnummer und Ihr WhatsApp-Profil für alle Mitglieder sichtbar. WhatsApp wird von der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland (Meta), betrieben, die Ihre Daten als eigener Verantwortlicher nach ihren eigenen Bedingungen und Datenschutzhinweisen verarbeitet; dabei ist eine Übermittlung in die USA möglich. Wir verwalten die Gruppe (Einladung, Aufnahme und Entfernung von Mitgliedern). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Beitritt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können die Gruppe jederzeit verlassen.

Speicherdauer. Nicht freigeschaltete Bewerbungen löschen wir spätestens sechs Monate nach Eingang. Nach dem Ende Ihrer Teilnahme löschen wir Ihren Demo-Mandanten sofort sowie Testerkonto, Bewerbungsdaten und Anhänge innerhalb von 30 Tagen; mit dem Ende der Beta-Phase gilt dasselbe für alle Testerkonten, sofern Sie nicht die Übernahme in ein Abonnement wünschen. Feedback bewahren wir danach nur ohne Personenbezug (ohne Namen, E-Mail-Adresse und technische Angaben) auf. Die IP-Adresse aus der Bewerbung löschen wir nach 30 Tagen.

15. Kontakt per E-Mail, Telefon und Support

Wege zu uns. Sie erreichen uns per E-Mail, telefonisch oder mit einer Support-Anfrage. Eine Support-Anfrage stellen Sie angemeldet in Portal, Leitstelle, Leitstelle Mobil, Einsatz-App oder Hilfe, ohne Anmeldung über das Kontaktformular auf leitstelle.live oder das Anfrageformular der Hilfe, oder per E-Mail an support@leitstelle.live. Enterprise-Anfragen (Abschnitt 12) und Beta-Feedback (Abschnitt 14) werden im selben System bearbeitet. Für Support-Anfragen aus den Apps gelten ergänzend die Datenschutzhinweise für die Apps.

Verarbeitete Daten. Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Benutzerkonto und Organisation, Betreff, Art und Dringlichkeit der Anfrage, Ihre Nachrichten und unsere Antworten mit Anhängen, auf Wunsch eine Telefonnummer für einen Rückruf, Status und Verlauf der Anfrage sowie, wenn Sie sie abgeben, Ihre Bewertung der Bearbeitung (1 bis 5 mit Kommentar). Zur Bearbeitung sehen wir außerdem das Paket und den Vertragsstatus Ihrer Organisation sowie deren frühere Anfragen. Wir können interne Notizen zu einer Anfrage anlegen; diese sind für Sie nicht sichtbar.

Mitgesendete technische Angaben. Stellen Sie eine Anfrage aus einer Anwendung, sendet diese technische Angaben mit: Anwendung und Version, aufgerufene Seite, Bildschirm- und Fenstergröße, Browser, Betriebssystem und Browser-Kennung, Spracheinstellung, gegebenenfalls die Kennung des geöffneten Einsatzes oder Auftrags, eine Installations- bzw. Sitzungskennung und bis zu 20 Fehlermeldungen, die in der laufenden Sitzung aufgetreten sind, in bereinigter Form. Unser Server ergänzt die Version der Plattform, Ihre Organisation, deren Paket und die freigeschalteten Funktionen. Vor dem Absenden sehen Sie die Angaben unter „Mitgesendete Angaben“ und können sie abwählen. Beim Anfrageformular der Hilfe ohne Anmeldung werden Anwendung und Version, Seite, Bildschirm- und Fenstergröße, Browser, Betriebssystem, Browser-Kennung, Spracheinstellung und gegebenenfalls aufgetretene Fehlermeldungen mit einem Hinweis, aber ohne Abwahlmöglichkeit übermittelt; beim Kontaktformular der Website nur die Browser-Kennung. Inhalte von Einsätzen und Patientendaten werden nicht mitgesendet, nur Kennungen. Bitte tragen Sie keine Patientendaten in Ihre Anfrage ein.

Bildschirmfoto. In Portal und Leitstelle können Sie ein Bildschirmfoto der aktuellen Seite anhängen. Es wird in Ihrem Browser erzeugt und nur übertragen, wenn Sie die Anfrage absenden. Im Portal können Sie vorher Bereiche schwärzen; in der Leitstelle weist ein Hinweis darauf hin, das Bild auf personenbezogene Daten zu prüfen. Das Bildschirmfoto wird wie ein Anhang behandelt.

Anhänge und Prüfung auf Schadsoftware. Je Nachricht sind bis zu fünf Dateien mit bis zu 10 MB möglich (Bilder, PDF, Text-, Protokoll-, CSV- und ZIP-Dateien); die Formulare ohne Anmeldung nehmen keine Anhänge an. Bilder speichern wir in der Regel ohne eingebettete Metadaten (zum Beispiel Aufnahmeort) neu; bei sehr großen Bildern bleiben die Metadaten erhalten. Jeder Anhang, auch aus E-Mails, wird vor der Freigabe mit dem Virenscanner ClamAV auf unserem eigenen Server auf Schadsoftware geprüft; die Datei wird dafür an keinen Dritten übermittelt. Bis zum Ergebnis ist der Anhang nicht abrufbar. Wird Schadsoftware gefunden oder kann eine Datei nicht geprüft werden, löschen wir sie und vermerken das in der Anfrage. In E-Mails versenden wir Anhänge nicht als Datei, sondern als Link; Empfänger ohne Benutzerkonto erhalten einen signierten Link, der 30 Tage gültig ist.

E-Mail. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit der Nummer Ihrer Anfrage (bei Anfragen ohne Anmeldung ohne Kopie Ihrer Nachricht), unsere Antworten, eine Erinnerung, wenn wir auf Ihre Rückmeldung warten, und eine Nachricht, wenn wir die Anfrage als gelöst markieren, mit der Möglichkeit zur Bewertung. Haben Sie ein Benutzerkonto, richten sich diese E-Mails nach Ihren Benachrichtigungseinstellungen; die Antworten sehen Sie zusätzlich im Verlauf der Anfrage im Portal. Antworten Sie per E-Mail, ordnen wir Ihre Nachricht anhand der Nummer im Betreff und der E-Mail-Kopfzeilen der Anfrage zu. Stammt die Antwort von einer Adresse, die nicht zur Anfrage oder zu Ihrer Organisation gehört, oder besteht sie die Absenderprüfung des Mailservers (SPF, DMARC) nicht, legen wir eine neue Anfrage an. E-Mails an support@leitstelle.live gehen an unseren eigenen Mailserver (Abschnitt 4).

Wer sieht Ihre Anfrage? Neben uns sehen Ihre Anfrage im Portal Personen Ihrer Organisation, die alle Anfragen der Organisation sehen dürfen (standardmäßig Inhaber und Administratoren), sowie Beobachter, die Sie oder diese Personen hinzufügen. Bei unseren Antworten sehen Sie den Namen der antwortenden Person.

Ideen-Board. Wünsche aus Anfragen können wir im Portal als Idee veröffentlichen. Titel und Text formulieren wir dabei neutral, ohne Organisation und Personen; wer den Wunsch eingereicht hat, ist auf dem Board nicht erkennbar. Stimmen speichern wir mit Benutzerkonto und Organisation; wir sehen je Idee, wie viele Organisationen mit welchem Paket abgestimmt haben.

Rechtsgrundlagen. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage einen Vertrag oder dessen Anbahnung betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen, an einer zügigen Fehleranalyse anhand der technischen Angaben und am Schutz unserer Systeme vor Schadsoftware). Betrifft eine Support-Anfrage Daten, die Ihre Organisation in den Anwendungen verarbeitet, handeln wir insoweit als deren Auftragsverarbeiter.

Speicherdauer. Support-Anfragen löschen wir 24 Monate nach dem Schließen der Anfrage, Anfragen ohne Zuordnung zu einer Organisation (zum Beispiel aus den Formularen ohne Anmeldung, Enterprise-Anfragen oder E-Mails von unbekannten Adressen) zwölf Monate nach dem Schließen. Anhänge löschen wir sechs Monate nach dem Schließen der Anfrage. Gelöschte Anfragen werden 30 Tage nach dem Löschen endgültig entfernt. Für Beta-Feedback gelten dieselben Fristen. Wird Ihr Benutzerkonto gelöscht, bleiben Ihre Anfragen erhalten; als Ersteller erscheint dann „Gelöschter Nutzer“. Anfragen, die Sie per E-Mail an andere Adressen oder telefonisch an uns richten, löschen wir, wenn sie abschließend bearbeitet sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht, spätestens nach drei Jahren. Handelsbriefe bewahren wir sechs Jahre auf (§ 257 HGB).

Systemstatus. Die Statusseite (leitstelle.live/status, Seite „Systemstatus“ der Hilfe) zeigt den Zustand der Plattform, aktuelle Meldungen und die in den letzten 14 Tagen beendeten Störungen. Sie enthält keine personenbezogenen Daten; beim Aufruf fallen nur die technischen Zugriffsdaten nach Abschnitt 4 an.

16. Unsere Seiten bei Instagram und Facebook, Links auf andere Angebote

Links. Unsere Websites verlinken auf unsere Seiten bei Instagram und Facebook und auf Google Play. Es handelt sich um einfache Links; Daten werden erst übertragen, wenn Sie den Link anklicken. Für die Verarbeitung auf diesen Plattformen sind deren Betreiber verantwortlich, soweit im Folgenden nichts anderes steht.

Unsere Seiten bei Instagram und Facebook. Wir betreiben ein Profil bei Instagram (https://www.instagram.com/leitstelle.live/) und eine Seite bei Facebook (https://www.facebook.com/leitstelle.live). Anbieter beider Plattformen ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“). Wir nutzen die Seiten, um über leitstelle.live zu informieren und mit Interessierten in Kontakt zu kommen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Was wir sehen und verarbeiten. Wenn Sie unseren Seiten folgen, Beiträge mit „Gefällt mir“ markieren, kommentieren, teilen oder uns eine Nachricht schicken, sehen wir Ihren Profilnamen, Ihr Profilbild und Ihre Inhalte, so wie Meta sie uns anzeigt. Nachrichten beantworten wir auf der Plattform. Wir übernehmen diese Daten nicht in eigene Systeme, es sei denn, Sie bitten uns um Kontakt auf einem anderen Weg; dann gilt Abschnitt 15. Kommentare und Nachrichten bleiben bei Meta gespeichert, bis Sie oder wir sie löschen.

Seitenstatistik, gemeinsame Verantwortung. Meta erstellt aus Besuchen und Interaktionen Statistiken zu unseren Seiten (Seiten-Insights) und zeigt sie uns nur zusammengefasst, ohne Bezug zu einzelnen Personen. Für diese Verarbeitung sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Grundlage ist die Vereinbarung von Meta zu Seiten-Insights (https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum). Danach übernimmt Meta die Hauptverantwortung für diese Verarbeitung und für die Erfüllung Ihrer Rechte. Sie können Ihre Rechte bei Meta oder bei uns geltend machen; Anfragen an uns leiten wir an Meta weiter, soweit sie Daten bei Meta betreffen.

Verarbeitung durch Meta. Für die übrige Verarbeitung, etwa Cookies, Werbung und die Nutzung durch Meta selbst, ist Meta allein verantwortlich. Meta verarbeitet Daten auch in den USA (Meta Platforms, Inc.); Meta ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Einzelheiten stehen in der Datenschutzrichtlinie von Meta (https://www.facebook.com/privacy/policy) und von Instagram (https://privacycenter.instagram.com/policy). Ihre Werbeeinstellungen können Sie in Ihrem Konto bei Meta ändern.

17. Empfänger im Überblick

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, zum Beispiel auf behördliche Anordnung. Wir verkaufen keine Daten.

18. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur statt, soweit in dieser Erklärung angegeben (Cloudflare, Google, Slack, Amazon Web Services, Meta). Sie stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) für zertifizierte Unternehmen und ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage unter datenschutz@leitstelle.live.

19. Datensicherung

Wir sichern unsere Datenbanken regelmäßig. Die Sicherungen werden mit AES-256-GCM verschlüsselt, bevor sie unseren Server verlassen, und zusätzlich bei Amazon Web Services in der Region Stockholm (Schweden) gespeichert (Abschnitt 17). Gelöschte Daten können deshalb noch bis zu zwölf Monate in einer Sicherung enthalten sein, bis diese turnusmäßig überschrieben wird. Auf Sicherungen wird nur zur Wiederherstellung zugegriffen.

20. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe unten),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wenden Sie sich dazu an datenschutz@leitstelle.live. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Monats.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeiten wir Ihre Daten, um Direktwerbung zu betreiben (zum Beispiel den Newsletter), können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir verwenden Ihre Daten dann nicht mehr für diesen Zweck.

Der Widerspruch ist formfrei möglich, am einfachsten per E-Mail an datenschutz@leitstelle.live.

21. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2–4
40213 Düsseldorf
https://www.ldi.nrw.de

22. Pflicht zur Bereitstellung

Der Besuch unserer Websites ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich; die in Abschnitt 4 genannten technischen Daten fallen dabei zwangsläufig an. Die in Formularen als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben benötigen wir für Registrierung, Vertragsschluss, Angebot, Anfrage oder Kündigung. Ohne sie können wir die jeweilige Leistung nicht erbringen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht. Freiwillige Angaben sind als solche erkennbar.

23. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Die automatische Prüfung durch Turnstile führt lediglich dazu, dass ein Formular nicht abgeschickt werden kann; Sie können es erneut versuchen oder uns per E-Mail erreichen.

24. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Angebote, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Bei der Registrierung bestätigen Sie die zu diesem Zeitpunkt gültige Fassung; frühere Fassungen stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.