Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag (Auftragsverarbeitungsvertrag) nach Art. 28 DSGVO

Stand: 30.10.2026 · Version 1.9

Aufbau nach den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern gemäß Art. 28 Abs. 7 DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915, Anhang), ergänzt um Regelungen in Anlehnung an die Muster von Bitkom und GDD. Die Paragrafen verweisen in Klammern auf die entsprechende Klausel des Durchführungsbeschlusses.

Präambel und Zustandekommen

(1) Dieser Vertrag (nachfolgend „AVV“) konkretisiert die datenschutzrechtlichen Pflichten der Parteien, die sich aus der Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform leitstelle.live (nachfolgend „Plattform“) ergeben. Die Plattform umfasst insbesondere die Anwendungen Leitstelle, Leitstelle Mobil (Tablet-App für Android), Portal, Einsatz-App (Android), Alarmmonitor, Gruppenalarm sowie die zugehörigen Schnittstellen.

(2) Parteien sind

• der Kunde, der die Plattform für seine Organisation nutzt, als Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO (nachfolgend „Verantwortlicher“ oder „Kunde“), und
• Wulffapps, Inhaber Jan Wulff (Einzelunternehmen), Alte Str. 5e, 50769 Köln, E-Mail datenschutz@leitstelle.live, als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“ oder „Wulffapps“).

(3) Der AVV kommt zusammen mit dem Nutzungsvertrag über die Plattform (nachfolgend „Hauptvertrag“) auf elektronischem Weg zustande, indem der Kunde bei der Registrierung bzw. Buchung den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und diesem AVV zustimmt. Die elektronische Form genügt nach Art. 28 Abs. 9 DSGVO. Der jeweils angenommene Text wird mit Versionsstand und Zeitpunkt der Annahme gespeichert und ist für den Kunden im Portal abrufbar. Auf Wunsch stellt Wulffapps eine unterzeichnete Fassung in Textform zur Verfügung.

(4) Öffentliche Auftraggeber. Ist der Kunde eine öffentliche Stelle, gelten ergänzend die für ihn maßgeblichen Vorschriften, insbesondere § 62 BDSG bzw. die entsprechenden Vorschriften des Landesdatenschutzrechts. Verwendet der Kunde aufgrund rechtlicher oder interner Vorgaben ein eigenes Muster für die Auftragsverarbeitung (z. B. ein Landes- oder Kommunalmuster oder Vergabeunterlagen einschließlich EVB-IT), so geht dieses nach gesonderter Vereinbarung in Textform diesem AVV vor, soweit es abweichende Regelungen enthält. Die Anlagen 1 bis 3 dieses AVV können in diesem Fall als Beschreibung der Verarbeitung, der Maßnahmen und der Unterauftragsverarbeiter übernommen werden.

Abschnitt I – Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Zweck und Anwendungsbereich (Klausel 1)

(1) Mit diesem AVV soll sichergestellt werden, dass Art. 28 Abs. 3 und 4 DSGVO eingehalten wird.

(2) Der AVV gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Wulffapps im Rahmen des Hauptvertrags im Auftrag des Kunden vornimmt, wie in Anlage 1 beschrieben.

(3) Nicht Gegenstand dieses AVV ist die Verarbeitung, für die Wulffapps selbst Verantwortlicher ist. Dazu gehören insbesondere die Vertragsanbahnung und -verwaltung, Registrierung und Anmeldung des Kundenkontos als Vertragspartner, Abrechnung und Zahlungsabwicklung, der Betrieb der Website und des Beta-Programms, der Newsletter sowie die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten von Wulffapps. Hierfür gilt die Datenschutzerklärung von Wulffapps.

(4) Die Anlagen 1 bis 3 sind Bestandteil dieses AVV.

§ 2 Unabänderbarkeit, Auslegung und Vorrang (Klauseln 2 bis 4)

(1) Die Parteien verpflichten sich, die Regelungen dieses AVV nicht in einer Weise zu ändern, die ihr Schutzniveau senkt. Ergänzungen und die Aktualisierung der Anlagen 2 und 3 nach Maßgabe dieses AVV bleiben möglich.

(2) Begriffe, die in der DSGVO definiert sind, haben in diesem AVV dieselbe Bedeutung. Der AVV ist im Lichte der DSGVO auszulegen und darf nicht so ausgelegt werden, dass er den in der DSGVO vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte der betroffenen Personen beschneidet.

(3) Vorrang. Im Fall eines Widerspruchs zwischen diesem AVV und dem Hauptvertrag, insbesondere den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, gehen in allen Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit die Regelungen dieses AVV vor. Im Übrigen gilt der Hauptvertrag.

Abschnitt II – Pflichten der Parteien

§ 3 Beschreibung der Verarbeitung (Klausel 6)

(1) Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen sowie die Fristen ergeben sich aus Anlage 1.

(2) Dauer. Die Verarbeitung erfolgt für die Laufzeit des Hauptvertrags. Nach Vertragsende gilt § 13. Der AVV endet nicht, solange Wulffapps noch personenbezogene Daten des Kunden verarbeitet, einschließlich Daten in Sicherungskopien.

(3) Ort der Verarbeitung. Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Eine Übermittlung in ein Drittland ist nur unter den Voraussetzungen des § 9 zulässig.

§ 4 Weisungen (Klausel 7.1)

(1) Wulffapps verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, es sei denn, Wulffapps ist nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats, dem Wulffapps unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt Wulffapps dem Kunden diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.

(2) Die Weisungen des Kunden sind abschließend in diesem AVV, im Hauptvertrag sowie in der Konfiguration und Nutzung der Plattform durch den Kunden festgelegt. Als dokumentierte Weisung gelten insbesondere

• das Anlegen, Ändern, Exportieren und Löschen von Daten über die Funktionen der Plattform,
• die vom Kunden vorgenommenen Einstellungen, etwa zu Rollen und Rechten, Anmeldeanforderungen, Aufbewahrungsfristen, Benachrichtigungskanälen, Schnittstellen und Webhooks sowie zu Postfächern, deren Zuordnung zu Nutzern, Regeln, Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen im Eingang,
• die Auswahl und Anbindung von Diensten, die der Kunde selbst bestimmt (eigene Kartendienste, SIP-Anbieter, E-Mail-Postfächer über SMTP/IMAP, Empfänger von Webhooks und Schnittstellen); für die Rechtmäßigkeit der Übermittlung an diese Empfänger ist der Kunde verantwortlich,
• Weisungen in Textform an datenschutz@leitstelle.live oder über die im Hauptvertrag vorgesehenen Supportkanäle.

(3) Der Kunde kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung weitere Weisungen erteilen. Weisungen, die über den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt; ein dadurch entstehender Mehraufwand kann gesondert vergütet werden. Mündliche Weisungen bestätigt der Kunde unverzüglich in Textform.

(4) Wulffapps informiert den Kunden unverzüglich, wenn eine Weisung nach Auffassung von Wulffapps gegen die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten verstößt. Wulffapps ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung auszusetzen, bis sie vom Kunden bestätigt oder geändert wird.

§ 5 Zweckbindung und Vertraulichkeit (Klauseln 7.2 und 7.4 Abs. b)

(1) Wulffapps verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für die in Anlage 1 genannten Zwecke, sofern keine weiteren Weisungen des Kunden vorliegen. Eine Verarbeitung für eigene Zwecke von Wulffapps, insbesondere zu Werbezwecken oder zum Training von Modellen, findet nicht statt. Zulässig ist die Erstellung anonymer, nicht auf einzelne Personen oder den Kunden rückführbarer Nutzungsstatistiken zum Betrieb und zur Kapazitätsplanung der Plattform.

(2) Wulffapps gewährt nur solchen Personen Zugang zu den personenbezogenen Daten, die diesen für die Erfüllung, Verwaltung und Überwachung des Hauptvertrags unbedingt benötigen. Wulffapps stellt sicher, dass sich die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Verpflichtung besteht auch nach Beendigung der Tätigkeit fort.

(3) Ein Zugriff von Wulffapps auf Inhaltsdaten des Kunden erfolgt nur, soweit dies für den Betrieb, die Fehlerbehebung, die Datensicherung und -wiederherstellung, die Abwehr von Sicherheitsvorfällen oder auf Anfrage des Kunden im Rahmen des Supports erforderlich ist. Dafür bestehen zwei Wege:

a) Support-Zugang. Der Inhaber des Kundenkontos oder ein Nutzer, dem der Kunde das Recht „Support-Zugang erteilen“ zugewiesen hat, kann Wulffapps zu einer bestimmten Support-Anfrage eine Einsicht für 24, 48 oder 72 Stunden freigeben. Die Einsicht ist auf Portal und Leitstelle beschränkt, nur lesend und umfasst weder Patientendaten noch die E-Mails und Faxe im Eingang. Solange ein Mitarbeitender von Wulffapps Einsicht nimmt, zeigen Portal und Leitstelle allen Nutzern des Kunden einen Hinweis. Der Kunde kann die Freigabe jederzeit widerrufen; laufende Einsichten enden dann sofort. Die Freigabe endet automatisch mit Ablauf der gewählten Dauer oder mit dem Schließen der Anfrage. Erteilung, Widerruf und Ablauf der Freigabe, Beginn und Ende jeder Einsicht sowie jede aufgerufene Ansicht (je Ansicht und Minute zusammengefasst) werden im Protokoll des Kunden festgehalten, das der Kunde im Portal einsehen kann. Die Erteilung der Freigabe ist eine Weisung im Sinne von § 4 Abs. 2.

b) Betreiberzugriff. Unabhängig von einer Freigabe nach Buchstabe a können Plattform-Administratoren von Wulffapps über einen Wechsel in den Mandanten des Kunden auf dessen Daten zugreifen, soweit dies für die in Satz 1 genannten Zwecke erforderlich ist. Dieser Zugriff ist nicht auf Lesen beschränkt, und die Anwendungen zeigen dabei keinen Hinweis an. Der Wechsel in den Mandanten wird protokolliert und ist für den Kunden im Protokoll im Portal sichtbar (Anlage 2); die einzelnen Zugriffe danach werden nicht gesondert protokolliert. Postfächer im Eingang sind auf diesem Weg nicht einsehbar; sie stehen nur Nutzern offen, die der Organisation angehören und denen der Kunde das Postfach zugeordnet hat.

(4) Fernmeldegeheimnis. Soweit Wulffapps für den Kunden E-Mails und Faxe empfängt, prüft, ablegt und versendet (Eingang, Anlage 1 Nr. 2), wahrt Wulffapps das Fernmeldegeheimnis nach § 3 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). Wulffapps und die zur Verarbeitung befugten Personen verschaffen sich vom Inhalt und von den näheren Umständen der Kommunikation nur insoweit Kenntnis, als dies für die Zustellung und Ablage, den Schutz der technischen Systeme, insbesondere die Abwehr unerwünschter E-Mails und die Prüfung auf Schadsoftware, und die Behebung von Störungen erforderlich ist. Sie verwenden diese Kenntnisse nur für diese Zwecke und geben sie nur weiter, soweit eine gesetzliche Vorschrift dies erlaubt oder der Kunde es anweist. Die Prüfungen laufen automatisiert auf den Servern von Wulffapps; eine inhaltliche Auswertung zu anderen Zwecken findet nicht statt. Die Postfächer im Eingang sind Postfächer der Organisation des Kunden, keine persönlichen Postfächer einzelner Nutzer; der Kunde entscheidet über ihre Zuordnung und über eine etwaige private Nutzung durch seine Nutzer.

§ 6 Sicherheit der Verarbeitung (Klausel 7.4)

(1) Wulffapps ergreift mindestens die in Anlage 2 aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dazu gehört der Schutz vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt. Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und der Schwere der Risiken für die betroffenen Personen gebührend Rechnung.

(2) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Wulffapps darf sie durch alternative, gleichwertige oder bessere Maßnahmen ersetzen. Das Sicherheitsniveau der in Anlage 2 festgelegten Maßnahmen darf dabei nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen werden dokumentiert und dem Kunden auf Anfrage mitgeteilt; die jeweils aktuelle Fassung der Anlage 2 wird veröffentlicht.

(3) Der Kunde ist für die Sicherheit in seinem Verantwortungsbereich verantwortlich. Dazu gehören insbesondere die Vergabe von Rollen und Rechten an seine Nutzer, die Festlegung von Anmeldeanforderungen (z. B. Pflicht zur Mehr-Faktor-Authentifizierung), der Schutz der eingesetzten Endgeräte, die sichere Verwahrung von Zugangsdaten und API-Schlüsseln sowie die Auswahl der von ihm selbst bestimmten Dienste und Empfänger.

§ 7 Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Klausel 7.5)

(1) Der Kunde kann mit der Plattform besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeiten, insbesondere Gesundheitsdaten von Patientinnen und Patienten sowie sonstigen Betroffenen im Rahmen von Einsätzen und Sanitätsdiensten (z. B. Sichtungskategorie, Symptome, Maßnahmen, Vitalwerte, Übergabe). Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass für diese Verarbeitung eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO und gegebenenfalls nach nationalem Recht besteht.

(2) Für diese Daten wendet Wulffapps die in Anlage 2 beschriebenen Maßnahmen an, insbesondere die gesonderte Berechtigung für Patientendaten im Rollen- und Rechtekonzept, die Protokollierung, die Transportverschlüsselung und die Verschlüsselung der Datensicherungen. Der Kunde beschränkt den Zugriff auf Patientendaten über die Rechtevergabe auf die Personen, die ihn für ihre Aufgabe benötigen.

(3) Der Kunde berücksichtigt bei der Gestaltung von Alarmierungs- und Benachrichtigungstexten, dass Inhalte von Push-Mitteilungen, SMS und Sprachanrufen über die in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter und Telekommunikationsnetze übermittelt werden. Gesundheitsdaten sollen in diesen Texten nicht oder nur im erforderlichen Umfang enthalten sein. Standardmäßig enthalten Push-Mitteilungen den Alarmtext (insbesondere Stichwort, Einsatzort und Meldungstext). Der Kunde kann in den Einstellungen seiner Organisation festlegen, dass Push-Mitteilungen nur einen Hinweis ohne Einsatzinhalte enthalten und die Einsatz-App den Inhalt nach dem Empfang bzw. Öffnen verschlüsselt vom Server abruft („Push nur mit Hinweis, Inhalt nach Abruf in der App“); Push-Inhalte gelangen dann nicht zum Push-Dienst. Die Wahl der Einstellung ist eine Weisung im Sinne von § 4 Abs. 2. Die Einstellung betrifft Push-Mitteilungen an die Einsatz-App. Push-Mitteilungen an Leitstelle Mobil werden nur versendet, solange der Nutzer in der App im Dienst ist, und enthalten Titel und Text der Meldung bzw. Chat-Nachricht. Meldungen enthalten keine Namen von Patienten, sondern höchstens deren Kennung; Chat-Nachrichten werden mit dem vom Nutzer eingegebenen Text übertragen.

§ 8 Dokumentation, Nachweise und Kontrollen (Klausel 7.6)

(1) Die Parteien müssen die Einhaltung dieses AVV nachweisen können.

(2) Wulffapps bearbeitet Anfragen des Kunden zur Verarbeitung gemäß diesem AVV unverzüglich und in angemessener Weise und stellt dem Kunden alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesem AVV festgelegten und unmittelbar aus der DSGVO hervorgehenden Pflichten erforderlich sind.

(3) Nachweise. Der Nachweis erfolgt vorrangig durch

• die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 2) in der jeweils aktuellen Fassung,
• schriftliche Auskünfte und Selbstauskünfte von Wulffapps, etwa durch Beantwortung eines Fragenkatalogs des Kunden in angemessenem Umfang,
• Nachweise und Zertifikate der Unterauftragsverarbeiter, insbesondere des Rechenzentrumsbetreibers,
• gegebenenfalls künftige Zertifizierungen oder Prüfberichte unabhängiger Prüfer.

(4) Kontrollen vor Ort. Reichen die Nachweise nach Absatz 3 im Einzelfall nicht aus, ist der Kunde berechtigt, Überprüfungen einschließlich Inspektionen in den Geschäftsräumen von Wulffapps selbst durchzuführen oder durch einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen zu lassen. Der Prüfer darf kein Wettbewerber von Wulffapps sein. Kontrollen sind mit einer Frist von mindestens vier Wochen in Textform anzukündigen, finden während der üblichen Geschäftszeiten statt und dürfen den Betriebsablauf nicht unverhältnismäßig stören. Sie sind auf die Verarbeitung für den Kunden zu beschränken und dürfen Geschäftsgeheimnisse sowie Daten anderer Kunden nicht offenlegen. Eine Inspektion der Rechenzentren der Unterauftragsverarbeiter erfolgt durch Vorlage von deren Nachweisen; ein eigenes Zutrittsrecht zum Rechenzentrum besteht nicht, soweit der Rechenzentrumsbetreiber dies nicht gewährt. Kontrollen anlässlich einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten oder einer Anordnung der Aufsichtsbehörde sind ohne Einhaltung der Ankündigungsfrist möglich, soweit die Umstände dies erfordern.

(5) Kosten. Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten. Für Kontrollen vor Ort und für Auskünfte, die über die Bereitstellung der Unterlagen nach Absatz 3 hinausgehen, kann Wulffapps eine angemessene Vergütung des Aufwands nach den jeweils geltenden Stundensätzen verlangen, es sei denn, die Kontrolle ergibt einen erheblichen Verstoß von Wulffapps gegen diesen AVV oder die DSGVO.

(6) Die Parteien stellen der zuständigen Aufsichtsbehörde die in diesem Paragrafen genannten Informationen einschließlich der Ergebnisse von Überprüfungen auf Anfrage zur Verfügung.

§ 9 Unterauftragsverarbeiter (Klausel 7.7, Option 2: allgemeine schriftliche Genehmigung)

(1) Der Kunde erteilt Wulffapps die allgemeine Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter hinzuzuziehen. Die bei Abschluss dieses AVV eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind in Anlage 3 aufgeführt und gelten als genehmigt. Die jeweils aktuelle Liste wird unter https://leitstelle.live/unterauftragsverarbeiter veröffentlicht.

(2) Änderungen. Wulffapps unterrichtet den Kunden mindestens vier Wochen im Voraus in Textform (E-Mail an den Inhaber des Kundenkontos bzw. die im Portal hinterlegte Adresse für Vertragsmitteilungen) über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters. Die Mitteilung enthält Name, Anschrift, Tätigkeit und Ort der Verarbeitung sowie gegebenenfalls die Grundlage einer Drittlandübermittlung.

(3) Einspruch. Der Kunde kann innerhalb der Frist nach Absatz 2 aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund in Textform Einspruch erheben. Die Parteien bemühen sich in diesem Fall um eine einvernehmliche Lösung. Kommt diese nicht zustande und hält Wulffapps an der Änderung fest, ist der Kunde berechtigt, den Hauptvertrag mit Wirkung zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung außerordentlich zu kündigen (Sonderkündigungsrecht). Bereits gezahlte Entgelte für den Zeitraum nach Wirksamwerden der Kündigung werden anteilig erstattet. Erhebt der Kunde innerhalb der Frist keinen Einspruch, gilt die Änderung als genehmigt.

(4) Notfälle. Ist ein kurzfristiger Wechsel eines Unterauftragsverarbeiters zur Aufrechterhaltung des Betriebs oder der Sicherheit zwingend erforderlich (z. B. Insolvenz oder schwerwiegender Sicherheitsvorfall beim bisherigen Anbieter), kann Wulffapps die Frist nach Absatz 2 verkürzen. Der Kunde wird unverzüglich informiert; das Einspruchs- und Sonderkündigungsrecht nach Absatz 3 bleibt unberührt.

(5) Beauftragt Wulffapps einen Unterauftragsverarbeiter, so geschieht dies im Wege eines Vertrags, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für Wulffapps gemäß diesem AVV gelten, insbesondere hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Wulffapps stellt dem Kunden auf Verlangen eine Kopie der maßgeblichen Vertragsbestandteile zur Verfügung; Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Informationen dürfen geschwärzt werden. Bei Standardverträgen großer Anbieter genügt der Verweis auf deren öffentlich abrufbare Auftragsverarbeitungsbedingungen.

(6) Wulffapps haftet gegenüber dem Kunden in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten nachkommt. Wulffapps benachrichtigt den Kunden, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

(7) Keine Unterauftragsverarbeitung sind Nebenleistungen, die Wulffapps bei Dritten als reine Telekommunikations- oder Transportleistung in Anspruch nimmt (z. B. Internetzugang, öffentliche Telekommunikationsnetze, Mobilfunknetze, die Mailserver der Absender und Empfänger von E-Mails), sowie Dienste, die der Kunde selbst bestimmt oder anbindet. Ebenfalls keine Unterauftragsverarbeitung ist die Inanspruchnahme öffentlich zugänglicher Dienste, die ohne Vertrag und ohne Zugriff auf den Datenbestand des Kunden einzelne Anfragen beantworten (z. B. Kartenkacheln, Geokodierung, Routing, Wetter- und Warndienste, STUN-Server für den Verbindungsaufbau der Telefonie, Sperrlisten für die Abwehr unerwünschter E-Mails). Diese Empfänger sind in Anlage 3, Abschnitt „Weitere Empfänger ohne Auftragsverarbeitung“, aufgeführt; Wulffapps beschränkt die an sie übermittelten Daten auf das Erforderliche.

§ 10 Internationale Datenübermittlungen (Klausel 7.8)

(1) Eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation durch Wulffapps erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Kunden oder zur Erfüllung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem Wulffapps unterliegt, und muss mit Kapitel V der DSGVO im Einklang stehen.

(2) Der Kunde weist Wulffapps hiermit an, Daten im Rahmen der Leistungen der in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter in ein Drittland zu übermitteln, soweit dies dort ausgewiesen ist und eine der folgenden Garantien besteht:

• ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO, insbesondere für Empfänger, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, oder
• Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914), gegebenenfalls ergänzt um zusätzliche Maßnahmen.

(3) Setzt Wulffapps einen Unterauftragsverarbeiter ein, der Daten in einem Drittland verarbeitet, stellt Wulffapps sicher, dass eine der Garantien nach Absatz 2 besteht. Die Parteien sind sich einig, dass im Verhältnis zu einem Unterauftragsverarbeiter im Drittland die Standardvertragsklauseln (Modul 3, Auftragsverarbeiter an Auftragsverarbeiter) verwendet werden können.

§ 11 Unterstützung des Verantwortlichen (Klausel 8)

(1) Betroffenenrechte. Wulffapps unterrichtet den Kunden unverzüglich über jeden Antrag, den Wulffapps von einer betroffenen Person erhält, und beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, der Kunde hat Wulffapps hierzu ermächtigt. Wulffapps unterstützt den Kunden mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung seiner Pflichten zur Beantwortung von Anträgen betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte nach Kapitel III der DSGVO. Die Plattform stellt dafür insbesondere folgende Funktionen bereit: Einsicht, Berichtigung und Löschung von Datensätzen durch berechtigte Nutzer des Kunden, Rücknahme der Standortfreigabe durch die Einsatzkräfte, Export der Daten der Organisation in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (JSON) einschließlich der Einsatzdokumente sowie Export des Mailverkehrs eines Einsatzes als PDF und als E-Mail-Dateien (EML) mit Anhängen.

(2) Soweit die Funktionen der Plattform nicht ausreichen, unterstützt Wulffapps den Kunden auf Weisung im angemessenen Umfang, etwa bei der Suche nach Daten einer bestimmten Person oder bei der Löschung von Daten, die nach Einspielen einer Datensicherung wieder vorhanden sind.

(3) Art. 32 bis 36 DSGVO. Wulffapps unterstützt den Kunden unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung folgender Pflichten:

a) Pflicht zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO, insbesondere durch die Maßnahmen in Anlage 2;

b) Pflicht zur Meldung und Benachrichtigung bei Verletzungen nach Art. 33 und 34 DSGVO (§ 12);

c) Pflicht zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO, insbesondere durch Bereitstellung der Beschreibung der Verarbeitung (Anlage 1), der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 2), der Liste der Unterauftragsverarbeiter und Empfänger (Anlage 3), der Lösch- und Aufbewahrungsfristen sowie durch Beantwortung ergänzender technischer Fragen. Da der Kunde mit der Plattform regelmäßig Gesundheitsdaten und Standortdaten von Einsatzkräften verarbeitet, wird eine Datenschutz-Folgenabschätzung häufig erforderlich sein; sie obliegt dem Kunden;

d) Pflicht zur vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde nach Art. 36 DSGVO.

(4) Wulffapps unterrichtet den Kunden unverzüglich, wenn Wulffapps feststellt, dass die vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind.

(5) Unterstützungsleistungen, die über die Bereitstellung der Funktionen der Plattform und der in diesem AVV genannten Unterlagen hinausgehen und nicht auf einem Verstoß von Wulffapps beruhen, kann Wulffapps nach Aufwand angemessen vergüten lassen.

§ 12 Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten (Klausel 9)

(1) Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten benachrichtigt Wulffapps den Kunden unverzüglich, nachdem ihr die Verletzung bekannt wurde, nach Möglichkeit innerhalb von 24 Stunden. Die Meldung erfolgt per E-Mail an den Inhaber des Kundenkontos und an eine vom Kunden mitgeteilte Kontaktadresse für Datenschutzmeldungen; bei schwerwiegenden Verletzungen zusätzlich telefonisch, soweit eine Rufnummer vorliegt.

(2) Die Meldung enthält mindestens

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze,

b) Namen und Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen eingeholt werden können,

c) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung,

d) die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und gegebenenfalls zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Soweit nicht alle Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die erste Meldung die zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen; weitere Informationen werden ohne unangemessene weitere Verzögerung nachgereicht, sobald sie verfügbar sind.

(3) Wulffapps unterstützt den Kunden bei der Erfüllung seiner Pflicht zur Meldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) und zur Benachrichtigung der betroffenen Personen (Art. 34 DSGVO). Die Meldung an die Aufsichtsbehörde und die Benachrichtigung betroffener Personen nimmt der Kunde vor; Wulffapps gibt im Namen des Kunden keine Erklärungen gegenüber Dritten ab, es sei denn, der Kunde hat dies angewiesen.

(4) Wulffapps ergreift unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für die betroffenen Personen und dokumentiert die Verletzung einschließlich der ergriffenen Abhilfemaßnahmen.

(5) Verletzungen im Verantwortungsbereich des Kunden (z. B. kompromittierte Zugangsdaten eines Nutzers des Kunden, verlorene Endgeräte) meldet der Kunde Wulffapps unverzüglich, soweit Maßnahmen auf der Plattform erforderlich sind, etwa das Beenden von Sitzungen oder das Widerrufen von API-Schlüsseln.

Abschnitt III – Schlussbestimmungen

§ 13 Beendigung, Löschung und Rückgabe (Klausel 10 Abs. d)

(1) Nach Ende des Hauptvertrags kann der Kunde seine Daten noch 30 Tage lang über die Exportfunktion des Portals abrufen. Während dieses Zeitraums ist der Zugang auf Lesen und Export beschränkt. Auf Anforderung in Textform stellt Wulffapps dem Kunden innerhalb dieses Zeitraums einen Export zur Verfügung, sofern der Kunde ihn selbst nicht abrufen kann.

(2) Nach Ablauf der Frist nach Absatz 1 löscht Wulffapps sämtliche im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten des Kunden in den Produktivsystemen und bestätigt dem Kunden die Löschung auf Anfrage in Textform. Der Kunde kann eine frühere Löschung verlangen.

(3) Datensicherungen. Daten in verschlüsselten Datensicherungen werden nicht gezielt gelöscht, sondern laufen mit der Rotation der Sicherungen aus, spätestens nach 12 Monaten. Bis dahin sind sie durch die Verschlüsselung und die Zugriffsbeschränkungen nach Anlage 2 geschützt und werden nicht mehr aktiv verarbeitet. Wird eine Sicherung eingespielt, die bereits gelöschte Daten enthält, wiederholt Wulffapps die Löschung.

(4) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten von Wulffapps als Verantwortlichem (z. B. Rechnungen nach § 147 AO und § 14b UStG) bleiben unberührt; sie betreffen keine im Auftrag verarbeiteten Inhaltsdaten.

(5) Verletzt Wulffapps die Pflichten aus diesem AVV und kann sie diese trotz Aufforderung des Kunden nicht innerhalb angemessener Frist erfüllen, kann der Kunde die Verarbeitung aussetzen und den Hauptvertrag aus wichtigem Grund kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten betrifft. Gleiches gilt bei einer erheblichen oder anhaltenden Verletzung dieses AVV oder der DSGVO oder wenn Wulffapps einer verbindlichen Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder einer Aufsichtsbehörde nicht nachkommt. Wulffapps kann den AVV kündigen, wenn der Kunde trotz Hinweis nach § 4 Abs. 4 auf der Ausführung einer rechtswidrigen Weisung besteht.

§ 14 Haftung

(1) Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen gilt Art. 82 DSGVO. Im Innenverhältnis der Parteien haftet jede Partei für den Schaden, der durch eine ihr zurechenbare Verletzung der DSGVO oder dieses AVV verursacht wurde. Wird eine Partei von einer betroffenen Person auf Schadenersatz in Anspruch genommen, obwohl der Schaden im Verantwortungsbereich der anderen Partei liegt, stellt die andere Partei sie insoweit frei (Art. 82 Abs. 5 DSGVO).

(2) Im Übrigen gelten für die Haftung der Parteien untereinander die Haftungsregelungen des Hauptvertrags (Allgemeine Geschäftsbedingungen). Die dort vorgesehenen Haftungsbeschränkungen gelten nicht für die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO und nicht, soweit eine Beschränkung gesetzlich unzulässig ist.

§ 15 Sonstiges

(1) Datenschutzbeauftragter. Wulffapps hat derzeit keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Ansprechpartner für Datenschutzfragen ist Jan Wulff, erreichbar unter datenschutz@leitstelle.live. Wird ein Datenschutzbeauftragter benannt, teilt Wulffapps dessen Kontaktdaten dem Kunden mit.

(2) Zuständige Aufsichtsbehörde für Wulffapps ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf.

(3) Verzeichnis. Wulffapps führt ein Verzeichnis aller Kategorien von im Auftrag des Kunden durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO.

(4) Zurückbehaltungsrecht. Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts im Sinne des § 273 BGB wird hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen. Wulffapps verweigert dem Kunden die Herausgabe oder den Export seiner Daten insbesondere nicht wegen offener Forderungen.

(5) Gefährdung der Daten. Sind die Daten des Kunden beim Auftragsverarbeiter durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet, informiert Wulffapps den Kunden unverzüglich und weist alle Beteiligten darauf hin, dass die Hoheit über die Daten beim Kunden als Verantwortlichem liegt.

(6) Änderungen. Änderungen dieses AVV bedürfen der Textform. Wulffapps kann den AVV mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen ändern, soweit die Änderung aufgrund geänderter Rechtslage, behördlicher Vorgaben oder technischer Weiterentwicklung erforderlich ist und das Schutzniveau nicht senkt; der Kunde kann der Änderung innerhalb der Frist widersprechen. Die Aktualisierung der Anlagen 2 und 3 richtet sich nach § 6 Abs. 2 und § 9.

(7) Rechtswahl und Gerichtsstand. Es gilt deutsches Recht. Für den Gerichtsstand gelten die Regelungen des Hauptvertrags.

(8) Salvatorische Klausel. Sollten einzelne Bestimmungen dieses AVV unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung, insbesondere Art. 28 DSGVO.

Anlage 1 – Beschreibung der Verarbeitung

1. Gegenstand und Art der Verarbeitung

Bereitstellung und Betrieb der Plattform leitstelle.live als Software-as-a-Service. Die Verarbeitung umfasst das Erheben über die Anwendungen, Speichern, Organisieren, Ordnen, Anzeigen, Abfragen, Verknüpfen, Übermitteln an die vom Kunden bestimmten Empfänger und Kanäle, Sichern, Wiederherstellen, Einschränken und Löschen personenbezogener Daten. Für den Eingang kommen das Empfangen, Prüfen (Absenderprüfung, Prüfung auf Schadsoftware, Texterkennung von Faxen), Ablegen und Versenden von E-Mails und Faxen hinzu. Hinzu kommen außerdem Betrieb, Wartung, Fehleranalyse und Support sowie die zeitlich begrenzte Zwischenspeicherung auf den Endgeräten der Nutzer, soweit der Kunde den Notbetrieb nutzt (Nr. 5).

2. Zwecke der Verarbeitung

• Einsatzführung und Disposition durch den Kunden (Leitstelle), einschließlich Lagedarstellung auf Karten, Auftragsverwaltung, Statusmeldungen (FMS) und Einsatztagebuch
• Alarmierung und Benachrichtigung von Einsatzkräften über Push-Mitteilungen, SMS, Sprachanrufe und E-Mail sowie Erfassung von Rückmeldungen (einschließlich Gruppenalarm)
• Unterstützung der Einsatzkräfte über die Einsatz-App, einschließlich Navigation und, nach Freigabe durch die Einsatzkraft, Übermittlung des Standorts
• Bereitstellung der Leitstelle auf Android-Tablets (Leitstelle Mobil), einschließlich Push-Benachrichtigungen über Meldungen und Chat-Nachrichten während des Dienstes
• Notbetrieb von Leitstelle und Leitstelle Mobil: lokale Vorhaltung des zuletzt geladenen Einsatzstands, der E-Mails und Faxe des laufenden Einsatzes und noch nicht übertragener Einträge für das Einsatztagebuch auf dem Endgerät für die Dauer einer Verbindungsstörung
• Dokumentation der Patientenversorgung und Patientenübergabe (Patienten, ab Paket Basis)
• Kommunikation innerhalb der Organisation (Chat, Nachrichten, Aufgaben, Telefonie über die integrierte Softphone-Anbindung)
• Eingang: Empfang, Ablage, Bearbeitung und Versand von E-Mails und Faxen der Organisation über das Postfach der Organisation auf der Plattform und über vom Kunden eingebundene eigene Postfächer, einschließlich Zuordnung zu Einsätzen, Regeln, Auswertung eingehender Alarmierungen, Erkennung von Adressen, Rufnummern und Einsatznummern im Text, Vorlesen, Adressbuch, Empfangsbestätigungen, Freigabe vor dem Versand und regelmäßiger Lagemeldungen
• Verwaltung von Personal, Qualifikationen, Einheiten, Fahrzeugen, Rollen und Rechten der Organisation
• Darstellung auf Alarmmonitoren
• Registrierung externer Kräfte zu Einsätzen
• Anbindung von Fremdsystemen über Schnittstellen und Webhooks nach Konfiguration durch den Kunden
• Support auf Anfrage des Kunden, einschließlich der vom Kunden je Anfrage freigegebenen, lesenden Einsicht in Portal und Leitstelle (Support-Zugang, § 5 Abs. 3 Buchst. a)
• Gewährleistung von Sicherheit, Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit (Protokollierung, Datensicherung, Prüfung hochgeladener Dateien auf Schadsoftware einschließlich Löschung befallener oder nicht prüfbarer Dateien)

3. Kategorien betroffener Personen

4. Kategorien personenbezogener Daten

Die tatsächlich verarbeiteten Daten hängen von den gebuchten Modulen und der Nutzung durch den Kunden ab.

5. Aufbewahrung und Löschung

Die Aufbewahrungsdauer der fachlichen Akte (Einsätze, Aufträge, Patientendaten, Einsatztagebuch und zugehörige Daten) legt der Kunde im Portal fest (1 bis 30 Jahre). Ohne Festlegung werden diese Daten 10 Jahre nach Abschluss des Einsatzes gelöscht. Eine Verkürzung wird erst 30 Tage nach dem Speichern wirksam und kann bis dahin zurückgenommen werden; eine Verlängerung wirkt sofort.

Für folgende Daten gelten feste oder voreingestellte Fristen. Daten mit Bezug zu einem laufenden oder geplanten Einsatz werden vor dessen Abschluss nicht gelöscht.

Die voreingestellten Fristen für Betriebs- und Nebendaten können sich durch Weiterentwicklung der Plattform ändern; Verlängerungen werden nach § 6 Abs. 2 mitgeteilt.

Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sind in der gesonderten Unterlage „Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)“ in der jeweils aktuellen Fassung beschrieben, veröffentlicht unter https://leitstelle.live/tom.

Anlage 3 – Unterauftragsverarbeiter

Die genehmigten Unterauftragsverarbeiter sowie die weiteren Empfänger ohne Auftragsverarbeitung sind in der gesonderten Liste „Unterauftragsverarbeiter und weitere Empfänger“ in der jeweils aktuellen Fassung aufgeführt, veröffentlicht unter https://leitstelle.live/unterauftragsverarbeiter.